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Kurzcheck Bau: Sicherung des Vermögens und Schutz vor dolosen Handlungen

Ausgangslage: Das uns beauftragende Unternehmen hat seine Planungs- und Bautätigkeiten in einer Abteilung Facility Management (FM) konzentriert. Dort werden in verschiedenen Unterabteilungen Planungs- und Bauleistungen für Neubauten, Umbauten und die Instandhaltung abgewickelt.

Aus Kapazitätsgründen werden wesentliche Teilumfänge an externe Planer beauftragt. Die Durchführung der Bauleistungen erfolgt durch externe Baufirmen. Es war Wunsch des Managements, den Status Quo für die Abteilung FM aufzunehmen und dabei speziell das Interne Kontrollsystem zu untersuchen. Die Prüfung wurde durch einen spezialisierten Baurevisor durchgeführt.

Prüfungsauftrag

Unser Prüfungsauftrag war es, das Interne Kontrollsystem hinsichtlich seiner Existenz, Dokumentation und Wirksamkeit zu untersuchen sowie eine grundlegende Einschätzung über die Ordnungsmäßigkeit, die Sicherheit und die Wirtschaftlichkeit der Abläufe bei Neubauten, Umbauten und Instandhaltung abzugeben.

Beschreibung

Zunächst haben wir den Hauptprozess in der Abteilung und den verschiedenen Teams aufgenommen. Dies geschah durch Interviews mit der Leitung der Abteilung und den nachgeordneten Führungskräften.

Ausgangsbasis hierfür waren Unterlagen wie Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, Schulungsunterlagen und andere Dokumente. Auf diese Weise haben wir das Interne Kontrollsystem erfasst und durch gezielte Stichproben auch auf seine Wirksamkeit hin untersucht.

Weil es sich bei dem Unternehmen um ein so genanntes baufremdes Unternehmen handelt, bei dem das Bauen nicht zum Kerngeschäft gehört, lässt es die Tätigkeiten vielfach durch externe Firmen erbringen, die für das Unternehmen schon seit langem tätig sind. Die Zusammenarbeit passiert dabei auf der Basis von Vertrauen und weniger auf der Basis von Kontrollen. Eine Überwachung der Fremdfirmen findet dadurch nicht in ausreichender Weise statt.

Teilweise sind auf diese Weise auch Kontrollen nach Extern verlagert worden, so dass das Unternehmen letztlich die Verfügungsmöglichkeiten über sein Vermögen aus der Hand gegeben hat. Dies betrifft insbesondere Leistungen wie Aufmasserstellung, Leistungsanerkennung oder Rapportierung von Stundenlohnarbeiten, wodurch praktisch die Rechnungsprüfung in die Hand der Fremdfirma gelegt wird.

Dieser kritische Punkt, obgleich in der Praxis nicht unbedingt selten und eine Folge des Lean Management-Gedankens, führt zum Risiko unerwünschter Zahlungsmittelabflüsse. Wenn zusätzlich dann noch Qualitätsprobleme und Mängel infolge ungenügender Überwachung hinzukommen, entstehen weitere Kosten aus der Mangelbeseitigung, die durch die Gewährleistung nicht abgedeckt sind.

Ergebnis

Werden zur Entlastung interner Bereiche Fremdfirmen eingebunden, bedeutet dies einen zusätzlichen internen Kontroll- und Überwachungsaufwand. Werden keine ausreichenden Internen Kontrollen vorgesehen, führt dies zum Risiko unberechtigter Zahlungsmittelabflüsse an die beauftragten Unternehmer.

Auf Grund der vorgefundenen Aufbauorganisation und der unzureichenden Kontrollenmechanismen haben wir zu einer neuen, den Abläufen besser angepassten Aufbauorganisation und zur Implementierung eines angemessenen Internen Kontrollsystems geraten. Der Kurzcheck hat in diesem Fall zu wesentlichen Anstößen für ein Re-Design der Aufbau- und Ablauforganisation geführt.