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Drittmittelprüfungen als Prüfungsobjekt der Internen Revision

Ausgangslage: Bei unserem Mandanten, einer Organisation aus dem Bildungsbereich, die regelmäßig Drittmittel einwirbt, hat sich ein Bearbeitungsrückstau der zu prüfenden und zu bescheinigenden Verwendungsnachweise ergeben. Ein erstes Telefonat machte deutlich, dass es neben der Herausforderung der mengenmäßigen Bewältigung des Arbeitsvolumens gravierende Schwächen im Internen Kontrollsystem hinsichtlich der Erstellung, Prüfung und Bescheinigung der Verwendungsnachweise gibt.

Prüfungsauftrag und Ablauf

Unser Auftrag war es, eine Prozessaufnahme der Prüfung und Bescheinigung der Verwendungsnachweise des Gesamtprozesses der Drittmitteleinwerbung und -verwendung durchzuführen. Hierbei sollten wir eine Antwort auf die Frage geben, ob ein funktionsfähiges Internes Kontrollsystem vorliegt oder nicht.

Schwerpunkt der von uns vorgenommenen bereichsübergreifenden Prozessaufnahme war auch die Beurteilung des Prozesses im Sinne des Three-Lines-of-Defense-Modell und der auf Basis dieser drei getrennten Verteidigungslinien geforderten Trennung von operativen Kontrollen des Internen Kontrollsystems der Organisation und den nachgelagerten Prüfungshandlungen durch die Interne Revision.

Beschreibung:

Wir haben uns zunächst gemeinsam mit unserem Mandanten dazu entschieden, eine erste Prozessaufnahme mittels Interviews in den involvierten Bereichen der Organisation (Einrichtungen, Finanzabteilung, Interne Revision) sowie eine Einsichtnahme in die dem Prozess zugrundeliegenden Unterlagen, sonstigen Informationen und verwendeten EDV-Systemen durchzuführen. Dieser ersten Prozessaufnahme, bei der wir die Prozess- und Kontrollschritte jeweils anhand eines Praxis-Beispiels nachvollzogen und dokumentiert haben, folgte ein sogenanntes Testen aller wesentlichen Kontrollen auf der Basis von umfangreichen Stichproben.

Im Rahmen der von uns durchgeführten Prüfungshandlungen haben sich wesentliche Feststellungen im Hinblick auf das Interne Kontrollsystem wie auch im Hinblick auf die Interne Revision selbst ergeben. Die Prüfung der Verwendungsnachweise selbst war insgesamt unzureichend und zeitigte ein großes Risiko für die Organisation.

Das Interne Kontrollsystem des geprüften Prozesses erwies sich als informell und in wesentlichen Bereichen als nicht funktionsfähig. Darüber hinaus zeigte sich, dass zum Prüfungszeitpunkt die personellen Ressourcen der Revisionsabteilung im Wesentlichen durch die Verwendungsnachweisprüfungen vollständig gebunden waren. Hierdurch fehlten zum Prüfungszeitpunkt dringend notwendige Ressourcen für echte Revisionstätigkeit in kritischen Bereichen der Organisation.

Ergebnis

Gemeinsam mit unserem Mandanten und auf der Basis unserer Erfahrung haben wir zu allen unseren Prüfungsfeststellungen Verbesserungsvorschläge definiert. Letztere und die diesbezüglichen Aktionspläne haben wir nach Risikokategorien aufgeteilt, um eine wesentlichkeitsorientierte Bearbeitung und Implementierung durch den Mandanten zu ermöglichen.

Weitere Informationen im Forum Executives, der Online-Datenbank von TAF

Mehr zum Three Lines of Defence Model incl. Praxisanwendungen finden Sie in unserer Datenbank: