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Ungeklärte Differenzen in einer Beteiligung

Unser Mandant trat mit der Bitte an uns heran, die in seiner Beteiligung aufgetretenen, nicht aufklärbaren Differenzen zwischen den Daten der Finanzbuchhaltung und den tatsächlichen Ein- und Auszahlungen der Beteiligung aufzuklären. Es ergab sich ein Anfangsverdacht hinsichtlich doloser Handlungen oder wesentliche Mängel im Internen Kontrollsystems des Rechnungswesens.

Prüfungsauftrag

Unser Prüfungsauftrag war es, die Ursachen der Differenzen aufzuklären und die Ursachen hierfür abzustellen. Hierzu sollte ein angemessenes Internes Kontrollsystem entwickelt und umgesetzt werden.

Beschreibung

Ziel der Untersuchung war es, in einem zweiphasigen Vorgehen zu prüfen, ob der Auslöser dieser Differenzen auf system- oder personenbedingte Fehler oder auf Unregelmäßigkeiten, also Verstöße gegen rechtliche und interne Regelungen der Gesellschaft zum Schaden und Nachteil der Gesellschaft oder Dritter zurückzuführen sind.

Ergebnis

Ein internes Kontrollsystem dient dazu, betriebliche Abläufe dahingehend festzulegen, dass buchhalterische Prozesse stabil ablaufen, das interne und externe Rechnungswesen korrekt sind und das Vermögen der Gesellschaft vor Missbrauch und Verlust gesichert ist.

Unter dieser Prämisse kamen wir zu dem Ergebnis, dass ein Internes Kontrollsystem bei der Beteiligung zum Zeitpunkt unserer Prüfung nicht vorhanden war. Es fehlten Organisations- und Ablaufbeschreibungen zur Festlegung von Abläufen und Verantwortlichkeiten; hierdurch kam es zum Risiko unklarer beziehungsweise in der Praxis unterschiedlicher Abläufe.

Ebenso haben wir festgestellt, dass innerhalb der Abläufe der Finanzbuchhaltung notwendige Kontrollen, auch solche, die wir für elementar halten, nicht eingerichtet waren. Dies führt zum Risiko von Eingabefehlern, fehlenden Abstimmungen der Auszahlungen und die mangelhafte Ablage von Buchhaltungsdaten. Wir haben einen neuen Prozessablauf generiert und dem Mandanten zur Umsetzung vorgelegt. Unsere Vorschläge wurden mit wenigen Einschränkungen vollständig umgesetzt.

Sonderuntersuchungen

Wir führen Sonderuntersuchungen für Sie durch: in Form eines Outsourcing, d. h. einer vollständige Durchführung des Projekts oder in Form eines Partnering, d. h. die gemeinsame Durchführung des Projekts zusammen mit Ihrer Internen Revision, Ihrer Unternehmenssicherheit und Ihrem Fraudmanager.

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