Sie erreichen uns unter

07142 966 83 32
Kontaktformular
Newsletter abonnieren

Headline und Introtext

Massendatenanalysen im Einkaufsprozess

Ausgangslage: Im Rahmen von Revisionsprüfungen sollten die Prüfungen des Einkaufs mit der Prüfung des Geschäftsprozess „Bedarfsanforderung bis zur Zahlung" (Procure-to-Pay) unter der Anwendung von Massendatenanalysen kombiniert werden..

Prüfungsauftrag und Ablauf

Der Prüfungsauftrag umfasste die Untersuchung des direkten und indirekten Einkaufs sowie die darauffolgenden Kreditorenbuchhaltungsprozesse von der Bedarfsanforderung bis zur Zahlung (Procure-to-Pay). Hierzu sollten unter der Anwendung von Massendatenanalysen die Wirksamkeit der implementierten Kontrollen überprüft werden und ggfs. vorhandene Verbesserungspotentiale im Design der internen Kontrollen und Prozesse identifiziert werden. Zudem sollten die Schnittstellen zu wesentlichem angrenzenden Abteilungen wie z.B. der Forschung und Entwicklung oder zur Disposition auf Effizienz hin überprüft werden.

Beschreibung:

Zunächst wurden mit dem Management die folgenden zu untersuchenden Teilprozesse festgelegt und notwendige Einschränkungen definiert:

  • Auf- und Ablauforganisation
  • Einkaufscompliance
  • IT Berechtigungen- und Funktionstrennung
  • Sourcing und Lieferantenmanagement
  • Lieferanten und Kreditorenstammdaten
  • Procure-to-Pay Prozess
  • Produktentwicklungsprozess
  • Rückstellungen und Abgrenzungen.

Im Vorfeld der Prüfung wurden die durchzuführenden Massendatenanalysen in den Bereichen Lieferantenstammdaten, Procure-to-Pay und Rückstellungen/Abgrenzungen festgelegt. Dem Prüferteam wurde ein Laptop mit entsprechenden Berechtigungen zur Verfügung gestellt.

Zu Beginn der Prüfung wurden die Hauptprozesse und bereits identifizierte Problemstellungen als auch anstehende Verbesserungsprojekte mit dem Management diskutiert und aufgenommen. Identifizierte Verbesserungspotentiale wurden zeitnah mit den verantwortlichen Mitarbeitern validiert und dem Management kommuniziert. Somit konnte bereits während der Prüfung die Zustimmung des Managements zu Verbesserungen eingeholt werden, die teilweise bereits noch während der Prüfung angestoßen wurden. Dies führte zu einer Verkürzung des Abstimmungsprozesses während der Berichtsschreibung. Erfahrungsgemäß sind in der Berichtsabstimmung mit den Auditees die besten Möglichkeiten zur Verbesserung der Effizienz.

Darüber hinaus wurde Einkaufsabteilung des Mandanten im Rahmen einer prüfungsimmanenten Beratung dabei unterstützt, Prozesse zu etablieren, die ein effizientes Management von internen Lieferanten und Kundenbeziehungen erlauben.

Ergebnis

Im Rahmen des Prozesses wurden Verbesserungspotentiale in der Zusammenarbeit zwischen Einkauf und der Forschungs- und Entwicklungsabteilung und der Disposition hinsichtlich der Leistungsabgrenzung, der Übergabe von Dokumenten und in der Lösung von täglichen Problemen identifiziert.

Weitere Verbesserungspotentiale ergaben sich bei der einheitlichen Kreditorenstammdatenanlage zur Vermeidung von Doppelanlagen als auch von Doppelzahlungen, der Due Diligence Prüfung von Lieferanten vor Vertragsabschluss, der Einhaltung von Einkaufsrichtlinien (Einkaufscompliance) sowie der implementierten Lieferantenklassifizierung und -bewertung.

Wesentlich zum Erfolg der Prüfung beigetragen hat hierbei zum einen der Einsatz von Tools zur Massendatenanalyse, die eine Betrachtung des gesamten Datenbestandes im geprüften Zeitraum im Vergleich zu einer stichprobenbasierten Prüfung und ein gezieltes Testen von generischen Betrugsindikatoren ermöglichte. Zum anderen konnte das Management der einzelnen involvierten Abteilungen durch den Einsatz von erfahrenen Netzwerkern auf Augenhöhe seine Probleme diskutieren und somit durch eine offene Kommunikation den größten Mehrwert aus der Prüfung zur Lösung ihrer aktuellen Herausforderungen ziehen.