Update für die Interne Revision

Unter einer Neuausrichtung oder auch Modernisierung einer Internen Revision verstehen wir im Folgenden die Anpassung hin zu einem modernen risiko- und prozessorientierten Prüfungsansatz, der folgende Elemente umfasst:

Formale Grundlagen der Internen Revision wie die Geschäftsordnung das Audit Universe und Prüfungsplanung sowie alle Schlüsselprozesse der Internen Revision von der Planung bis zur Nachschau inklusive angemessener Qualitätsmanagementelemente.

Gründe für eine Neuausrichtung

Die Gründe für eine Neuausrichtung sind vielfältig, so findet sich beispielsweise der Wunsch nach einer Harmonisierung von zwei fusionierenden Revisionsabteilungen, häufig auch der Wunsch, um nicht Druck sagen zu müssen, von Seiten des Managements oder einem Aufsichtsorgan. Im Bereich der mittelständischen Unternehmen, für die der Autor tätig ist, auch Impulse von einem Beirat.

Allen Impulsen ist gleich, dass es einen von außen oder von Seiten der Internen Revision selbst kommenden Druck zu einer Änderung ihres Prüfungsansatzes gibt. Dieser kann sich mehr oder minder klar artikulieren, beispielsweise in einer Abwendung von Checklistenprüfungen oder im Empfinden auf Seiten des Managements, dass die Interne Revision keinen wirklichen Mehrwehrt für die Organisation erbringt – quasi eine Verletzung ihrer Grundaufgaben per Definition des IIA, die eine Art von Existenzberechtigung darstellen.

Was aus Erfahrung des Autors praktisch keinen Grund für eine Neuausrichtung darstellt, ist das zukünftige Bestehen eines Quality Assessments. Das kann ein Indiz dafür sein, dass ein (bestandenes) Quality Assessment in der Wahrnehmung der Unternehmen für den Nutzenbeitrag einer Internen Revision keine sonderlich große Bedeutung hat.

Ansätze für eine Neuausrichtung

Jede Modernisierung einer Internen Revision muss mit einer Bestandsaufnahme und einem Ausblick auf das zu erreichende Ziel beginnen. Hierbei muss bei mittelständischen Organisationen auch abgewogen werden, ob eine komplette oder teilweise Auslagerung im Hinblick auf notwendige Kompetenzen, Budgetflexibilität und Managementorientierung nicht kostengünstiger und effektiver ist.

Die Bestandsaufnahme umfasst die formalen Grundlagen, die Erstellung des Audit Universe und die Ableitung der Mehrjahres-, Jahres- und Projektplanung, die Analyse der durchgeführten Prüfungen auf Basis der Projektplanung bis hin zur Nachschau sowie die (nicht) vorgesehenen Elemente aus dem Qualitätsmanagement-System. Was hier in einem zugegeben längeren Satz genannt wird, umfasst die Arbeit von einer bis zwei Wochen.

Der Ausblick, das zu definierende Ziel, ergibt sich aus verschiedenen Elementen, einmal typischen Sollkonzepten wie Berufsstandards, aber auch aus den Wünschen des Managements, der Aufsichtsorgane sowie der Internen Revision selbst. Diese sind durch den Projektleiter zu analysieren, ob sie nicht divergierend sind, den Sollkonzepten widersprechen oder schlicht aus fachlicher Unkenntnis heraus falsch formuliert werden.

Probleme bei der Neuausrichtung

Probleme auf Seiten der Internen Revision

Erfahrungsgemäß fällt es auch Internen Revisoren schwer, Vorgehensweisen zu ändern, die unter Umständen schon jahre- oder jahrzehntelang in gleicher Weise ausgeübt wurden. Darum reicht eine theoretische Vermittlung des neuen Ansatzes nicht aus, vielmehr muss er in der praktischen Durchführung von Planungen sowie Prüfungen vermittelt werden.

Der Berater muss sich sowohl im Vorfeld bei der Abfrage des Ist-Zustands wie auch bei der Zielformulierung aufmerksam zeigen für Widerstände, ohne deren Überwindung eine Neuausrichtung nicht wirklich umgesetzt werden wird.

Darüber hinaus ist in diesem Zusammenhang die schwierigste Aufgabe festzustellen, ob mit der vorhandenen Personalausstattung eine effiziente und schlagkräftige Interne Revision vorhanden ist bzw. nach der Neuausrichtung sein wird.

Probleme auf Seiten des Managements

Vor der Modernisierung muss geklärt werden, was das (Top)management von dieser internen Überwachungsfunktion grundsätzlich hält und welche Zielvorstellungen es hat. Gibt es von dort keine Zusage, was z.B. Ausstattung und Durchsetzungsfähigkeit angeht, braucht es keine Modernisierung und auch auf eine Einrichtung überhaupt kann verzichtet werden. Hier wird lediglich eine teure Feigenblattrevision ohne Schlagkraft herauskommen.

Aber auch überzogene und falsche Erwartungen gilt es im Rahmen der Bestandsaufnahme und Zielformulierung einzufangen und auf ein realistisches Maß zu reduzieren; beispielsweise muss klargemacht werden, dass auch ein moderner Prüfungsansatz das Risiko von Complianceverstößen nicht verhindern, sondern nur verringern kann. Und dass auch eine schlagkräftige Interne Revision zukünftige Verstöße, insbesondere bei Management Override, nicht ausschließen kann.

Und schließlich muss die Internen Revision eine Managementperspektive einnehmen, was bedeutet, dass sie die Anforderungen z.B. aus der Branche, in der die Organisation tätig ist, deren geographische Verteilung usw. in Berücksichtigung nimmt.

Das Papier des Deutschen Instituts für Internen Revision e.V.

Das Deutsche Institut für Internen Revision e.V. mit Sitz in Frankfurt ist die Lobbyorganisation etablierter Revisionsabteilungen und der verlängerte deutsche Arm des amerikanischen Instituts IIA. Es hat ein (undatiertes) Papier zur Einrichtung von Revisionsabteilungen herausgebracht. Neben der bei seinen Papieren immer wieder auftauchenden und ärgerlichen Falschhandhabung von termini technici (Charta bezeichnet im Völkerrecht die für das Staats- und Völkerrecht grundlegenden Urkunden, wohingegen eine Charter der englische Begriff für eine Geschäftsordnung ist, die Aufgaben, Rechte und Pflichten einer Internen Revision definiert) fokussiert das Papier auf die Einrichtung einer klassischen Internen Revision, was es für mittelständische Organisationen und deren Entscheider weitgehend unbrauchbar machen dürfte und allenfalls eine abstrakte Checkliste für einen Revisor (m/w/d) darstellt, der mit der Aufgabe der Einrichtung betraut worden ist.

Das Papier ist weiters in einer für die Praxis problembegründenden Art in ‚Soll‘-Formulierungen verfasst, was möglicherweise eine Wahlmöglichkeit auf Seiten der die Interne Revision einrichtenden Organisation abbilden soll. Allerdings sind nach der Erfahrung des Autors die dort formulierten ‚Solls‘ ein ‚Muss‘, wenn die Interne Revision nicht von vornherein zu einem Papiertiger werden – soll.

Fazit zur Modernisierung einer Internen Revision

Die Modernisierung bzw. Neuausrichtung einer Internen Revision ist kein Hexenwerk, was den Prozess anbetrifft. Auf Seiten des Beraters braucht es vor allen Dingen Erfahrung und fachliches sowie menschliches Fingerspitzengefühl.

Herausforderungen ergeben sich insbesondere im Bereich des menschlichen Faktors auf Seiten der Internen Revision sowie des Managements, weniger auf Seiten der Überwachungsorgane. Der neue Ansatz darf nicht nur theoretisch vermittelt, sondern muss eingeübt werden, bis eine hinreichende Sicherheit in seiner Handhabung erreicht ist.

Zu einem späteren Zeitpunkt sind insbesondere die typischen aus der Praxis bekannten Schwachstellen von Internen Revisionen zu überprüfen, um gezielt gegensteuern zu können.

ESC 15. Dezember 2022