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Hinweisgebersystem (Whistleblowing)

Fehler passieren in jedem Unternehmen. Das kann an Schwächen in Systemen oder an Sorgfaltspflichtverletzungen der Mitarbeiter liegen. Und trotz guter Unternehmenskultur verlassen einzelne Menschen aus in der Regel persönlichen Motiven den Pfad der Tugend und schädigen sogar bewusst ihren Arbeitgeber. Daher ist es wichtig, sowohl den eigenen Mitarbeitern als auch Geschäftspartnern einen Kommunikationskanal und ein vertrauenswürdiges System anzubieten, über das ein beobachtetes Fehlverhalten gemeldet werden kann. Ein professionell gestaltetes Hinweisgebersystem dient der Wahrung der unternehmerischen Interessen an der Aufklärung von Compliance-Verstößen, dem Schutz der Persönlichkeitsrechte von Hinweisgebern und den Rechten der von Hinweisen betroffenen Personen. Letztlich leistet eine etablierte Fehlerkultur einen wichtigen Beitrag zur ständigen Verbesserung der betrieblichen Abläufe.

Wir unterstützen Unternehmen bei der Konzeption und Implementierung eines Hinweisgebersystems wie folgt:

 

  • In Form des Outsourcing, d.h. die vollständige Durchführung des Einführungsprojektes und auf Wunsch den nachfolgenden Betrieb des Hinweisgebersystems
  • In Form des Partnering, d.h. die gemeinsame Durchführung des Projektes z.B. zusammen mit der Internen Revision oder der Rechtsabteilung

 

Selbstverständlich können auch nur einzelne Bestandteile durchgeführt werden:

 

  • Definition und Einrichtung von Eingangskanälen für Compliance-Meldungen
  • Kommunikationsmaßnahmen in das Unternehmen und an externe Geschäftspartner zu den Meldemöglichkeiten und Abläufen der Bearbeitung
  • Festlegung der Bearbeitungsschritte bei eingegangenen Compliance-Hinweisen sowie Regelung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten
  • Aufklärung von Compliance-Verstößen bis zur angemessenen Ahndung und Behebung von Systemfehlern

Durchführung von Hintergrundrecherchen durch die Interne Revision

Wenn ein Compliance-Hinweis den Verdacht auf eine mögliche Straftaten ergeben hat und weitere Aufklärungsmaßnahmen zur Beweissicherung notwendig sind (z.B. Aufdeckung von Verflechtungen und "Netzwerk-Strukturen"), können wir auch die Recherche zu betroffenen Gesellschaften und Personen übernehmen.

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Sonderprüfung von Compliance-Verstößen durch die Interne Revision

Liegt aufgrund eines Compliance-Hinweises der begründete Verdacht auf z.B. Korruption oder Betrug vor, dann können wir eine systematische Analyse z.B. von Aufträgen und der Finanz- und Buchhaltungsdaten übernehmen.

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