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Prüfung des Vertragsmanagements durch die Interne Revision

Ausgangslage: Im Rahmen einer Projektrevision waren Defizite im Bereich des Vertragsmanagements eines Mandanten festgestellt worden. Dies veranlasste die Interne Revision eine Prüfung des Prozesses Vertragsmanagements in den nächstjährigen Prüfungsplan aufzunehmen; die Geschäftsführung genehmigte diesen Vorschlag.


Prüfungsauftrag:

Unser Auftrag war es, den gesamten Prozess unter Ordnungsmäßigkeits-, Sicherheits- und Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkten zu untersuchen und dabei Maßnahmen zur Risikovermeidung und Optimierungsmöglichkeiten zu entwickeln.

Beschreibung:

Wir haben zunächst in Zusammenarbeit mit unserem Mandanten die zu untersuchenden Teilprozesse festgelegt und notwendige Einschränkungen definiert. Im Rahmen der Prüfung wurden die Abläufe mit dem Ziel untersucht, Risiken und Optimierungspotentiale zu bestimmen und eine Basis für Managemententscheidungen zu schaffen.

Nach einer Aufnahme der Vertragslandschaft wurde geprüft, ob grundsätzlich alle Verträge und vertragsähnliche Vereinbarungen in allen Vertragsphasen nach spezifischen Kriterien bearbeitet, gemeldet, genehmigt und dokumentiert beziehungsweise archiviert werden, ob relevante Managementinformationen abrufbar sind und ob die Prozessergebnisse (z.B. die Verträge) notwendigen Qualitätsanforderungen entsprechen.

Im Rahmen der Prüfung wurden verschiedene Problembereiche identifiziert, für die das Management Abhilfe schaffen muss.

Wir haben für jede einzelne dieser Schwachstellen Maßnahmen zur Behebung vorgeschlagen und mit den Fachbereichen abgestimmt. Diese Maßnahmen stellen für das Management einen verbindlichen Arbeitsplan dar.

Darüber hinaus wurde die Rechtsabteilung des Mandanten im Rahmen einer prüfungsimmanenten Beratung dabei unterstützt, die eigenen Strukturen zu überprüfen und die eventuelle Einführung eines unternehmensweiten elektronischen Vertragsmanagements zu untersuchen.

Ergebnis:

Im Sinne des Prüfungsauftrags erfolgreich, wurden Optimierungspotentiale und deren Ursachen identifiziert. Die Prüfungsergebnisse können dabei als Leitfaden für das Management und als Mittel der Fortschritts- und Erfolgskontrolle genutzt werden. Besonders hilfreich war in dieser Prüfung der Einsatz eines Juristen aus unserem Netzwerk als Prüfungsleiter.