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Prüfung von gewerblichen Schutzrechten

Ausgangslage: Wir bekamen den Auftrag von einem Industrieunternehmen, den Prozess der Abwicklung von gewerblichen Schutzrechten zu prüfen.

Der Schwerpunkt der Prüfung lag nach den Wünschen unseres Mandanten nicht in einer rechtlichen Prüfung, sondern in einer Aufnahme der Aufbau- und Ablauforganisation.


Prüfungsauftrag:
Neben einer Aufnahme der vorhandenen Organisationsstruktur hinsichtlich Kapazität und Know-how wurde der Schwerpunkt auf die Prozessprüfung incl. der vorhandenen Tools und IT-Systeme gelegt. Hierbei wurden, in sinngemäßer Anwendung des Risikoorientierten Prüfungsansatzes in der Internen Revision, auch die Schnittstellen zu anderen Fachabteilungen sowie zu externen Parteien untersucht. Das Patentcontrolling, insbesondere die Überwachung von Patenten, Budget und Rückstellungen, war ein separates Thema.
Ziel der Prüfung war vor allem eine Aussage über Art und Ausmaß der strategischen Ausrichtung des Schutzrechtswesens im Unternehmen.

Beschreibung:
Unser Mandant hat gemeinsam mit The AuditFactory einen Prüfungsplan entworfen und die oben skizzierten Prüfungsschwerpunkte vereinbart. Die Prüfung wurde als risikoorientiertes Joint Audit gemeinsam durchgeführt, um einerseits einen Know-how Transfer zum Mandanten zu ermöglichen und andererseits unsere Erfahrung in diesem Thema einzubringen.
Die typischen prozessualen Mängel zeigen sich häufig in den Entwicklungsprozessen und bei der Zusammenarbeit mit externen Partnern. Hierdurch entstehen Risiken durch die Verletzung bestehender Patente oder andere Unzulänglichkeiten, die im Endeffekt zu Mehrkosten führen.
Auch interne Risiken, etwa im Bereich der Erfindervergütungen, können zu Schwachstellen führen. Neben der Beachtung der gesetzlichen Grundlage (Arbeitnehmererfindergesetzes (ArbEG)) sind angemessene Vergütungen auch für die Erhaltung der Innovationskraft des Unternehmens von elementarer Bedeutung.
In diesem Projekt nicht gewünscht, gehört aber ein von The AuditFactory durchgeführtes Benchmarking von KPIs zu einer umfassenden Beurteilung des Prozesses. Durch den prozessualen Vergleich mit anderen Unternehmen werden Handlungsfelder aufgezeigt. Vergleiche sind z.B. nützlich hinsichtlich:

  • Anzahl der Mitarbeiter in der Patenteinheit im Verhältnis zu F&E-Mitarbeitern
  • Patentbudget im Verhältnis zum F&E-Budget

Weitere Benchmarks können wir aus unserer Erfahrung heraus beisteuern.

Ergebnisse aus bisher (auch an anderer Stelle) durchgeführten Projekten:
Im Rahmen von Projekten wurde festgestellt, dass einzelne Abläufe bei der Verwaltung von Schutzrechten nicht effizient gestaltet sind, dies betraf insbesondere Tooleinsatz, Doppelarbeit, Archivierung und Patentverlängerungen. Enorm lange Durchlaufzeiten waren für die Erfinder demotivierend und gefährdeten den Schutz von Know-how. Schlecht organisiertes Outsourcing führte zu Mehraufwand in der eigenen Patenteinheit und erfolgte ohne Einbindung des Einkaufs.
Die Festlegung von Patentfeldern, in denen verstärkt Patentanmeldungen angestrebt werden, erfolgte nicht.  Kriterien für die systematische Bewertung von Erfindermeldungen existierten nicht.
Auch eine regelmäßige und systematische Einbindung der Patenteinheit in den Entwicklungsprozess war nicht vorgesehen. Recherche und Überwachungsmöglichkeiten waren in Entwicklungseinheiten nicht bekannt. Regelungen für den Umgang mit Patentverletzungen gab es nicht.
Es wurde zum Teil versäumt, wichtige Marken zu schützen, indem Fristen zur Verlängerung versäumt wurden.