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Etablierung eines Internen Kontrollsystems im mittelständischen Konzern

Ausgangslage:

Ein mittelständischer Konzern möchte ein Internes Kontrollsystem im gesamten Unternehmensverbund einführen. Ausgehend von bekannten Kontrollschwächen aus der Vergangenheit, zu Tage gebracht von der Internen Revision, sollte ein Internes Kontrollsystem entwickelt werden, das nutzerorientiert ist und den Prozessbesitzern an die Hand gegeben werden konnte, um auch zukünftig durch sie fortentwickelt zu werden.

Die Kontrollschwächen hatten in der Vergangenheit entweder dolose Handlungen ermöglicht oder erhebliche Mehrkosten verursacht. Sie waren auf Grund wesentlicher Mängel in einzelnen Prozessen wie Einkauf und Vertrieb möglich geworden.

Beratungsauftrag:

The AuditFactory hatte die Aufgabe, ein Internes Kontrollsystem unter Berücksichtigung der aktuellen Gegebenheiten in einem größeren Produktionswerk einzuführen. Einschränkungen wie Ressourcenausstattungen oder Besonderheiten des ERP-Systems sollten Berücksichtigung finden, um ein individuelles IKS für die Beteiligungsgesellschaft zu etablieren.

Die von uns entwickelte und eingesetzte Vorlage sollte außerdem so gestaltet sein, dass sie auch für Nutzer (Prozessbesitzer) verständlich war, die sich nicht tagtäglich mit Internen Kontrollsystemen auseinandersetzen. Sie sollte auf andere Standorte übertragen werden können.

Beschreibung:

The AuditFactory hat die Prozesse zunächst aufgenommen und dokumentiert. Im Rahmen des sogenannten Prozessreviews und eines Walkthroughs wurden die wesentlichen Kontrollen identifiziert. Stellten wir fest, dass es für einzelne Prozesse keine Kontrollen gab, die Kontrollen nicht wirksam oder mit unverhältnismäßig großem Aufwand verbunden waren, haben wir entsprechende Verbesserungsvorschläge gemacht.

Im Rahmen der Etablierung des Internen Kontrollsystems ergaben sich mehrere Schwachstellen in Bezug auf die Verantwortung für einzelne Prozesse wie auch für einzelne Kontrollen. So konnte in diesem Projekt beispielsweise für den Prozess Forderungsmanagement eine klare Zuordnung der Verantwortung wie auch die Etablierung von wirksamen Kontrollen festgeschrieben werden, indem die verantwortlichen Abteilungen Vertrieb und Finanzen in einem Moderationsprozess zu einer einvernehmlichen, für beide Seiten akzeptablen Lösung gebracht werden konnten.

Auch für Prozesse, bei denen mehrere Abteilungen beteiligt sind, wie beispielsweise dem Investitionsprozess, konnten die jeweiligen Kontrollen klar zugeordnet und zu einem kohärenten Gesamtprozess zusammengeführt werden.

Insgesamt wurden in diesem Projekt fast zwanzig Prozesse einer Untersuchung unterzogen. Im Ergebnis erhielten die jeweiligen Prozessbesitzer eine Dokumentation mit folgenden inhaltlichen Elementen:

  • Prozessziele
  • Kontrollziele
  • Prozessverantwortlicher (Prozessbesitzer)
  • Kurzbeschreibung des Prozesses
  • Subprozesse inklusive der wesentlichen Minimalkontrollen

Die Minimalkontrollen wurden jeweils detailliert hinsichtlich der Frequenz der Durchführung, der Kontrollergebnisse usw. beschrieben. Die Beschreibung hat verbindlichen Charakter für die Prozessbesitzer und gilt als Handlungsanweisung.

Außerdem haben wir Prozessverbesserungen in Form von Effektivitäts- und Effizienzverbesserungen beschrieben, die von der lokalen Geschäftsleitung als Aufgaben für die Prozessbesitzer definiert wurden. Damit konnte über die Etablierung des IKS ein Zusatznutzen für das Unternehmen erzielt werden.

Ergebnis:

Im Hinblick auf das Unternehmen wurde ein IKS etabliert, das die mindestens notwendigen Kontrollen beschreibt und verbindlich festlegt. Mögliche Verbesserungen der Effektivität (Wirksamkeit) der Prozesse oder deren Effizienz (Wirtschaftlichkeit) wurden als Aufgaben für die Prozessbesitzer vereinbart.

Für den Konzern insgesamt wurde für die wesentlichen Prozesse ein Mindest-IKS beschrieben, das auf andere Beteiligungen oder Prozesse übertragen werden kann.

Für die Interne Revision schließlich wurde die Prüfungsdurchführung vereinfacht, weil das Mindest-IKS die Grundlage für zukünftige Revisionsprüfungen darstellt und somit als Soll-Konzept in der Prüfung zu Grunde gelegt werden kann. Ebenso kann die Interne Revision im Rahmen von beratenden Tätigkeiten das IKS übertragen. Hierdurch ergeben sich auch für die Prüfungsdurchführung Effizienzgewinne.

Weiterführende Informationen und Kontakt

Sie haben Fragen dazu, ob Ihre Revision ausreichend ausgestattet ist? Sie möchten mehr Details?

Mail: info@auditfactory.de

Tel.: 07142 7748 331

Web: Kontaktformular