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Prüfungsablauf

1. Analyse der Zielvorstellungen / Erwartungen des Kunden

Insbesondere bei teilweise noch unklarer Aufgabenstellung, in der die zu prüfenden Bereiche bzw. Prozesse nicht genau bestimmt sind, findet zunächst ein Analyse-Gespräch mit der Geschäfts- oder der Revisionsleitung statt, in dem die geforderte Aufgabe näher beschrieben wird. Danach erfolgen eine genauere Analyse der möglichen Prüfungs- oder Beratungsziele des Kunden, eine eindeutige Definition und Abgrenzung der Prüffelder und eine dezidierte Zeit- und Terminplanung.

Wir legen im Anschluss daran eine geeignete Vorgehensweise fest. Diese erfolgt durch eine Bottom-up-Analyse, ausgehend vom einzelnen Prüfobjekt, oder als Top-down-Ansatz über die Bewertung der Kernprozesse. Nach der Vereinbarung von konkreten Zielen und des Prüfungsumfangs erfolgt die Prüfungsdurchführung.
 

2. Prüfungsdurchführung

Das Audit beginnt mit einem Kick-off Gespräch, in dem wir den zu prüfenden Fachbereichen die Inhalte sowie die Vorgehensweise und Ziele der Prüfung deutlich machen. Danach schließen sich Gespräche mit den Leitern sowie Mitarbeitern der Fachbereiche an.

In Abstimmung mit den Fachbereichen definieren wir Prüfungs-Zeitfenster, um den Tagesbetrieb möglichst wenig zu stören. Der Prüfungsplan und die Checklisten bzw. Fragebögen werden den an der Prüfung beteiligten Fachbereichen rechtzeitig vor Beginn der Prüfung zur Verfügung gestellt. Auf diese Weise kann sich der geprüfte Bereich optimal vorbereiten.

3. Identifizierung von Schwachstellen

Im Rahmen der Prüfung identifizieren wir vorhandene Schwachstellen. Diese können z.B. ineffektive Prozesse, Informations- und Kommunikationsdefizite, Mängel in der Dokumentation der Aufbau- und Ablauforganisation, unzureichende interne Kontrollen sowie Unregelmäßigkeiten in Form von Unterschlagungen beinhalten.

Auf dieser Grundlage werden dann die entsprechenden Maßnahmen zur Beseitigung der Schwachstellen diskutiert und mit den Verantwortlichen abgestimmt. Die Abstimmung schließt Termine und Verantwortliche mit ein, um eine nachhaltige Verbesserung eventueller Kontrollschwächen zu erreichen.

4. Bericht

Nach Abschluss der Prüfung erstellen wir einen Bericht nach den Vorstellungen des Mandanten mit den Prüfungsergebnissen. Die Abstimmung und Verifikation der Feststellungen erfolgt bereits im Vorfeld mit den Interviewpartnern und Verantwortlichen der geprüften Bereiche. Der Bericht selbst enthält u.a.

  • eine zusammenfassende Bewertung sowie Risikobeurteilung anhand der getroffenen Feststellungen
  • eine Einschätzung der Angemessenheit und Eignung des Managementsystems
  • eine Beurteilung der Funktion und Wirksamkeit der Systemelemente und der internen Kontrollen
  • die Bezeichnung der festgestellten Schwachstellen
  • Belege für die Notwendigkeit und die Durchführung von Kontrollmaßnahmen
  • Verbesserungsvorschläge sowie den Vorschlag eines Aktions- bzw. Maßnahmenplans sowie deren Weiterverfolgung.

Wir erarbeiten die Verbesserungsvorschläge sowie den Aktions- bzw. Maßnahmenplan zusammen mit den Mitarbeitern der betroffenen Bereiche. Den Bericht selbst präsentieren und verabschieden wir im Rahmen einer Abschlussbesprechung.

5. Durchführung der Verbesserungsvorschläge und Folgeaktivitäten

Wir begleiten den Prozess der Ablaufoptimierung bis hin zum erfolgreichen Abschluss. Die mit den Verantwortlichen abgestimmten Maßnahmen werden priorisiert und möglichst durch eine Kostenschätzung ergänzt. Als Maßnahmen können auch Nachprüfungen oder regelmäßig wiederkehrende Prüfungen definiert werden.

Durch die Beteiligung der Mitarbeiter der Bank tragen wir gemeinsam zu einer kontinuierlichen Verbesserung von Geschäftsprozessen und damit zu einem Erfolg für Ihr Unternehmen bei.